s papirjem v Omara mora bitioseba, ki je v pisarni za dostop do dokumenta , ali pa mora imeti datoteko z njim . Brezpapirno Office omogoča delavcem za dostop do dokumentov od kjerkoli , ki ima povezavo z računalnikom , vključno s pametnim telefonom . To omogoča zaposlenim, da bodo bolj učinkoviti pri delu v odmaknjenih območjih. Lahko
Dokumenti Preprosto Nahaja
del vzpostavitve brezpapirnega urad je ugotoviti, kako se bodo datoteke imenovan . Nato lahko preprosto poiščete datoteko z imenom datoteke . Če ne veste, ime datoteke , ki jih lahko izvedete iskanje za določene ključne besede v dokumentu in ga poiščite na tak način. V podjetju, ki se ukvarja s številke računov ali se jim za sledenje številke dokumentov lahko dokumente je treba iskati in preprosto prenesli s te številke. Dokument se lahko sklicujete z imenom ali mesto stalnega prebivališča , ne da bi različne datoteke za vsako kategorijo.
Varnejši Dokumenti
Pomembni dokumenti vložitve kabinet bi lahko za vedno izgubil v požaru ali kakšni drugi nesreči . Brezpapirno dokumente , shranjene v elektronski obliki se lahko enostavno podprta . Backup lahko Offsite in v pisarni . Z podprtih dokumentov , ki jih lahko in hitro ponovno deluje. Uničevanje papirnatih dokumentov lahko pomenilo uničenje vašega podjetja in vir dohodka . S pravimi varnostnimi ukrepi , je bolj težko za nekoga vdreti v elektronski obliki in jih kradejo kot vdreti v pisarno in krajo zaupnih stranke ali stranke informacije .
Premisleki
Uporabite vsaj dve varnostne kopije dokumentov , z eno Offsite . Uporabiti strokovno programske opreme, ki za pisarno , da ustvarite brezpapirno dokumentov. Imajo vzpostavljen proces, za arhiviranje starejših elektronskih dokumentov in jih naštejemo na prepoznaven način , morda vključuje datum nastanka kot del imena . Vedno šifriranje občutljivih podatkov , da se zaščitijo . Vendar ne papirnate kopije strokovnih licenc in nekaterih podpisanih dokumentov .
