Kronološki vložitve jemetoda evidentiranja dokumentov, ki vam omogoča, da ohranijo vse dokumente , povezane z določeno transakcijo ali poslovni odnos . Glavni med njegove prednosti je, da je kronološka vložitve temeljito evidenc . To je lahko pripoveduje zgodbo o transakciji ali delovno razmerje z osebo, ki ne poznajo prireditev . Vendar kronološki vložitve ima svoje slabosti in njegova metoda sestra vložitve lahko ponudi boljši sistem , glede na dokumente , ki vzdržujejo . Opredelitev

Kronološki vložitev pomeni organizacijo dokumentov, potrdil in drugih zapisov , ki uporabljajo datum dokumenta ali datumadatoteka je bila ustvarjena ali spremenjene . Najstarejši dokument, ki je postavljen na začetku datoteke z vsemi poznejšimi dokumenti se dajo na podoben način po datumu in mesecu (npr. 1. avgusta do 15. septembra 30. avgust ).
Pros

Kronološki vložitve jeodlična metoda za večje nakupe in pomembnih poslovnih odnosov . Vse pripadajoče dokumente hranijo od dneva nakupa ali začetku odnosa do tekočega dne , ki vam omogoča , da natančno pojasniti, kako je prišlo do dogodkov , in tisto, kar so bile vpletene osebe ali subjekti . Temeljitost kronološkem vložitve lahko še posebej koristno v sodnih postopkih . Kronološki vložitve vam omogoča tudi hiter dostop do določenih dokumentov , ki jih potrebujete , ne da bi iskali skozi celotno datoteko, tako dolgo, kot veste časovni okvir , v katerem so bile ustvarjene ali prirejeni dokumenti .

Proti

Kronološki vložitve lahko privede do velikih datotek , ki zasedajo ogromno prostora . Prav tako lahko kronološka datoteke vsebujejo nepomembne dokumente , kot so tipska pisma in rutinsko korespondenco , ki jih ni treba vložiti . Ker so vsi dokumenti v zvezi z zadevo vodi je morda težko enostavno potegniti poseben dokument, ki ga potrebujete , če ne veste datum je bil ustvarjen ali spremenjen. Eden od načinov za ublažitev teh pomanjkljivosti je , da se ohrani indeks vseh dokumentov iz spisa v en stolpec uvrstitev datum dokumenta in drugi stolpec opisuje dokument , tako da lahko preprosto poiščete poseben dokument. Indeks je treba posodobiti vsakičnov dokument, se doda v spis.
Obratnem kronološkem Vložitev

drugo povezano , ampak drugačen način vložitve, je obratnem kronološkem vložitve . Z uporabo te metode , jenajnovejši dokument postavi na začetek datoteke z vseh dokumentov, vloženih na podoben način (npr. , 1. junija , 1. maj , 1. april ). Ali želite uporabljatikronološko ali obratnem kronološkem metodo jeosebne preference , ampak veliko ljudi rajeslednje za vložitev predmete, kot so plača s kreditno kartico ali položnic , ker lahko starejši račune in potrdila o plačanju redko treba dostop .